02 / 04 · 業務自動化
把團隊每天重複的工作自動化。
重複輸入資料、追著要審批、整理收據、一再重做同一份報表：我們會梳理工作在您企業中的實際流轉方式，再將不需要人工處理的步驟自動化。
從原始文件開始。
收據、發票或請求進入明確的流程，原始文件始終保留，供後續核對。
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我們自動化的工作
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文件與資料輸入
以文字辨識（OCR）讀取收據、發票與表單。過去需要人工輸入的欄位會自動填入，再依您的規則進行檢核。
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請求與受理
透過電子郵件或表單送來的請求，會連同所需資訊一併轉給合適的負責人，而不是擱在共用收件匣裡。
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審批與驗證
審批步驟、驗證規則與例外情況整合在同一個流程中，讓錯誤在送到客戶手上或進入帳簿之前就被攔下。
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報告與追蹤
狀態、匯出檔與儀表板直接由團隊已在輸入的資料產生，不必再以人工重做報表。
不確定該先自動化什麼？ 業務評估會先找出根本原因
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來自我們自家產品的例子。
Nomad Finance 是 Artek Nexus 的產品，可自動擷取費用：以批次 OCR 處理收據與發票，並從使用者選取的電子郵件建立費用，無需存取整個收件匣。客戶專案則會依您自己的工作流程界定範圍。
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報價涵蓋的內容
每個專案都會收到書面報價。以下是報價通常包含的內容、另行報價的項目，以及我們需要您提供的資料。
包含項目
- 現行工作流程圖
- 約定的自動化步驟與驗證規則
- 處理界定範圍時找出的例外情況
- 以真實案例進行測試
- 導入支援
另行報價
- 全面替換現有系統
- 在界定範圍時判定不值得建置的串接
- 上線後新增的工作流程
需由您提供
- 文件與請求的真實範例
- 一位熟悉目前工作做法的同仁
- 相關工具的存取權限
上線之後: 主機代管、監控、經常性費用及交付成果的所有權，都會在任何付款之前，以書面方式載明於您的報價中。
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從初次洽談到上線
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讓我們看看實際工作
帶我們走一遍目前的任務：由誰負責、涉及哪些文件與工具、多久一次，以及在哪裡卡住。
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梳理流程並界定範圍
我們繪製工作流程圖，區分可以自動化與需要人工處理的部分，並在建置前確認範圍、報價與各個階段。
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建置、測試與導入
我們以真實案例進行測試，處理在界定範圍時找出的例外情況，並協助您的團隊導入。
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開始之前的常見問題
什麼樣的工作適合自動化？
每次都依相同步驟進行、需要在工具或文件之間複製資訊，而且頻繁到會耗掉大量工時的任務。需要判斷的工作仍由您的團隊負責：自動化負責事前準備，並標示出例外情況。
我們需要更換現有工具嗎？
不一定。我們會從您已在使用的工具出發，並在界定範圍時確認哪些可以串接、如何串接。如果某項串接無法實現或不值得投入，我們會在報價前告訴您。
我們的資料如何處理？
存取權限僅限於工作流程所需的範圍。以我們自家的產品 Nomad 為例，它只處理使用者選取的電子郵件，而不會掃描整個收件匣。資料處理、存取權限與主機代管會在報價中載明。
自動化的費用是多少？
每個專案都在界定範圍後報價。費用取決於步驟數量、涉及的文件與工具、需處理的例外情況以及處理量。小而明確的工作流程，很適合作為第一個專案。