02 / 04 · Automatisation
Automatisez le travail que votre équipe répète chaque jour.
Ressaisir des données, relancer des approbations, trier des reçus, refaire le même rapport : nous analysons comment le travail circule réellement dans votre entreprise, puis nous automatisons les étapes qui n’ont pas besoin d’une personne.
Commencer par le document.
Un reçu, une facture ou une demande entre dans un processus défini. Le document source reste disponible pour vérification.
01
Le travail que nous automatisons
01
Documents et saisie de données
Reçus, factures et formulaires lus par reconnaissance de texte (OCR). Les champs autrefois saisis à la main sont remplis, puis vérifiés selon vos règles.
02
Demandes et réception
Les demandes reçues par courriel ou formulaire sont acheminées à la bonne personne avec l’information utile, au lieu de rester dans une boîte partagée.
03
Approbations et validation
Étapes d’approbation, règles de validation et exceptions dans un même flux, pour repérer les erreurs avant qu’elles n’atteignent un client ou la comptabilité.
04
Rapports et suivi
Statuts, exportations et tableaux de bord produits à partir des données que votre équipe saisit déjà, plutôt que des rapports refaits à la main.
Vous ne savez pas quoi automatiser en premier? Une évaluation d’affaires trouve d’abord la cause
02
Un exemple tiré de notre propre produit.
Nomad Finance, un produit Artek Nexus, automatise la saisie des dépenses : OCR en lot pour les reçus et factures, et création de dépenses à partir des courriels qu’un utilisateur sélectionne, sans accès à toute sa boîte. Les projets clients sont cadrés selon votre propre flux.
03
Ce que couvre votre devis
Chaque projet reçoit un devis écrit. Voici ce qu’il comprend habituellement, ce qui est chiffré à part et ce dont nous aurons besoin de votre côté.
Compris
- La cartographie du flux actuel
- Les étapes automatisées et les règles de validation convenues
- Le traitement des exceptions repérées pendant le cadrage
- Des tests avec de vrais exemples
- L’accompagnement du déploiement
Chiffré à part
- Le remplacement complet d’un logiciel existant
- Les connexions jugées non rentables pendant le cadrage
- Les nouveaux flux ajoutés après la mise en service
De votre côté
- Des exemples réels des documents et des demandes
- Une personne qui connaît le travail tel qu’il se fait
- L’accès aux outils concernés
Après la mise en ligne: L’hébergement, le suivi, les coûts récurrents et la propriété des livrables sont précisés par écrit dans votre devis, avant tout paiement.
04
Du premier échange à la mise en ligne
- 01
Montrez-nous le travail
Décrivez la tâche telle qu’elle se fait aujourd’hui : qui la fait, quels documents et outils sont utilisés, à quelle fréquence et où elle bloque.
- 02
Cartographier et cadrer
Nous cartographions le flux, séparons ce qui peut être automatisé de ce qui demande une personne, puis confirmons la portée, le devis et les étapes avant de construire.
- 03
Construire, tester, déployer
Nous testons avec de vrais exemples, traitons les exceptions repérées et accompagnons le déploiement auprès de votre équipe.
05
Vos questions, avant de commencer
Quel type de travail s’y prête?
Les tâches qui suivent les mêmes étapes à chaque fois, qui consistent à recopier de l’information entre des outils ou des documents, et qui reviennent assez souvent pour coûter de vraies heures. Le travail qui demande du jugement reste à votre équipe : l’automatisation le prépare et signale les exceptions.
Faut-il remplacer nos outils actuels?
Pas forcément. Nous partons des outils que vous utilisez déjà et confirmons pendant le cadrage lesquels peuvent être reliés, et comment. Si une connexion n’est pas possible ou pas rentable, nous vous le disons avant le devis.
Et nos données?
L’accès est limité à ce dont le flux a besoin. Par exemple, Nomad, notre propre produit, traite uniquement les courriels qu’un utilisateur sélectionne, sans parcourir toute la boîte de réception. Le traitement des données, les accès et l’hébergement sont précisés dans le devis.
Combien coûte une automatisation?
Chaque projet est chiffré après le cadrage. Le prix dépend du nombre d’étapes, des documents et outils concernés, des exceptions à gérer et du volume. Un flux simple et bien défini est un bon premier projet.
Parlons de votre projet.
Votre activité, vos utilisateurs et le besoin à résoudre : quelques phrases suffisent pour commencer. Aucun paiement n’est demandé pour envoyer une demande.
Contacter Artek Nexus